Die Gesetzesänderung

Durch das Wachstumsbeschleunigungsgesetz unterliegen Hotelübernachtungen seit dem 1.1.2010 gem. § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. In der Folge sind einige Komplikationen und Abgrenzungsschwierigkeiten für reisende Unternehmer, Angestellte und das Lohnbüro entstanden. Dies ergab sich insbesondere deshalb, weil die Kosten für das Frühstück nicht als Nebenleistung zur Übernachtung gelten und deshalb nicht unter die Vergünstigung der 7%igen Umsatzsteuer fallen.

Weil dies so ist, müssen die reine Übernachtung und der Verzehr gesondert auf der Hotelrechnung ausgewiesen werden. Ein gemeinsamer Ausweis als „Arrangement“ ist damit nicht mehr möglich.

Problembereiche, die durch die Gesetzesänderung entstanden

Arbeitnehmer

Die Konsequenz ist, das der Arbeitgeber für seine Mitarbeiter auf Dienstreise oder Fortbildung, grundsätzlich nicht mehr pauschal 4,80 EUR vom Rechnungsbetrag bei der Erstattung von Reisekosten abziehen kann, sondern den tatsächlichen Preis, der in der Rechnung gesondert für das Frühstück ausgewiesen ist, abziehen muss. Nur die verbleibenden Hotelkosten kann der Arbeitgeber als Übernachtungskosten steuerfrei erstatten. Bei den teilweise sehr hohen Frühstückskosten bliebe der Mitarbeiter auf diesen Kosten sitzen. Erstattet der Arbeitgeber das Frühstück dennoch, so handelt es sich bei der Erstattung um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Bei den Millionen Dienstreisen pro Jahr ein Problemfeld, welches einige Sprengkraft zu entwickeln drohte.

Unternehmer

Auch für den reisenden Unternehmer ist eine Hotelrechnung mit Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück nicht mehr zulässig. Ein Abzug des Pauschbetrages von 4,80 EUR bliebe verwehrt. Die separat ausgewiesenen Frühstückskosten wären nicht abzugsfähige Betriebsausgabe. Lediglich der Ansatz der pauschalen Verpflegungssätze für über 8, 14 oder 24 Stunden Abwesenheit bliebe wie bisher erhalten. Auch hier bestand somit eine wesentliche Verschlechterung gegenüber der bisherigen Praxis.

Der Versuch, die Probleme durch ein neues BMF-Schreiben wieder zu beseitigen

Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 5.3.2010 gewährt nun eine neue Vereinfachungsregelung. Der Hotelier kann die in einem Pauschalangebot enthaltenen Leistungen mit 19 % Umsatzsteuer in der Rechnung zu einem Sammelposten (z. B. "Business-Package", "Servicepauschale") zusammenfassen und in einem Betrag ausweisen. Alternativ darf der auf diese Leistungen entfallende Entgeltanteil in der Rechnung mit 20 % des Pauschalpreises angesetzt werden.

Arbeitnehmer und Unternehmer

Der Arbeitgeber kann dann aus einer Rechnung mit Beherbergungsleistung (7 %) und einem Sammelposten einschließlich Frühstück (19 %) das Frühstück wieder mit 4,80 EUR herausrechnen. Der Restbetrag dieses Sammelpostens lässt sich dann ggf. als Reisenebenkosten erstatten.

Arbeitnehmer

Als Alternative kommt der Ansatz des Sachbezugswerts von 1,57 EUR für ein Frühstück in Betracht, wenn der Arbeitgeber die Mahlzeit vor Reisebeginn bereits mit bestellt hat. Der Sachbezugswert kann dann entweder gesondert lohnversteuert oder aber direkt von den zu erstattenden Reisespesen abgezogen werden.

Dies war bislang nur möglich, wenn der Arbeitgeber die Übernachtung mit Frühstück bucht und eine entsprechende Buchungsbestätigung des Hotels vorliegt. Nunmehr wird auch die Buchung durch den Arbeitnehmer anerkannt, wenn dienst- oder arbeitsrechtliche Regelungen dies vorsehen. Dann kann das Frühstück auch bei Bestellung durch den reisenden Angestellten mit dem Sachbezugswert angesetzt werden. Dabei kommt es nicht darauf an, wie die einzelnen Kosten in der Rechnung ausgewiesen sind.

Mit diesem BMF-Schreiben ist die größte Verunsicherung bei der Neuregelung beseitigt und wieder ein Zustand wie vor der Anpassung des Umsatzsteuersatzes erreicht. Die Absenkung des Umsatzsteuersatzes bringt allen Nicht-Hoteliers nur dann eine Entlastung, wenn die Brutto Übernachtungspreise dadurch sinken. Für Arzt- und Zahnarztpraxen ohne Vorsteuerabzugsberechtigung ergibt sich dann eine echte Kostenersparnis. Alle anderen Unternehmer profitieren von der Absenkung nicht, da der für Sie maßgebliche Nettoübernachtungspreis ja unverändert bleibt.