Die Kommunikation via E-Mail nimmt im Geschäftsleben einen so breiten Raum ein, dass die Frage, wie diese Dokumente zu handhaben sind, in der Praxis von eminenter Bedeutung ist.

Ausserdem gehen Unternehmen zunehmend dazu über, Rechnungen nur noch elektronisch als PDF-Anhang zu e-mails zu übermitteln.

Ein Problemkreis dreht sich um die 6 oder 10-jährige Aufbewahrungsfrist, die sich nach handels- und/oder steuerlichen Erfordernissen ergibt. In 10 Jahren wird die Hardware zwei bis drei Mal getauscht, das heißt, die Daten müssten mit verschoben oder extern archiviert werden. Ohne Archivierungs/Backuplösungen besteht die Gefahr eines Datenverlustes. Auch besteht die Gefahr eines Softwarewechsels, so dass e-mails oder Anhänge aus früheren Systemen u.U. nicht mehr lesbar gemacht werden können, weil die erforderlichen Programme nicht mehr installiert sind.

Einfache e-mails und e-mails mit Handelsbriefcharakter

Nicht jede e-mail ist aufbewahrungspflichtig. Aber eine e-mail mit Handelsbriefcharakter schon. So kann eine e-mail mit angehängtem Vertrag oder mit angehängter Reisekostenabrechnung aufbewahrungspflichtig sein. Originär elektronische Dokumente müssen auch im elektronischen Original aufbewahrt werden. Im Beispiel würde jedoch ein reines Textverarbeitungsdokument, welches zur weiteren Verwendung ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt wird (obschon es ebenfalls mit Hilfe von Datenverarbeitungs-Anlagen erstellt wurde) nicht der elektronischen Aufbewahrungspflicht unterliegen, weil dieses Dokument nicht maschinell auswertbar ist. Im Fall der Reisekostenabrechnung, die mit einer Tabellenkalkulation erstellt wurde, sähe dies bereits anders aus. Ein Ausdruck wäre hier nicht ausreichend.

e-mails mit elektronischen Rechnungen im Anhang

Eine elektronisch übermittelte Rechnung ist eine digitale Unterlage und damit greifen die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Es reicht hier nicht, die Rechnung nur auszudrucken und abzuheften. Für elektronisch übermittelte Rechnungen wird gefordert, dass sich bei diesen der Absender zweifelsfrei feststellen lässt. Sie muss deshalb von einer qualifizierten Signatur begleitet werden, die ebenfalls abzuspeichern ist. Die Anforderungen an die Aufbewahrung gehen aber über die reine Speicherung der e-mail nebst Anhang weit hinaus:

·           Das übermittelte, verschlüsselte Dokument muss im Originalzustand jederzeit überprüfbar sein.

·           Die Signatur muss geprüft und das Ergebnis der Prüfung muss dokumentiert werden.

·           Der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung muss protokolliert werden

·           Die verschlüsselte, die entschlüsselte Rechnung, sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung und die Prüfprotokolle müssen auf einem Datenträger aufbewahrt werden, der keine Änderungen zulässt.

Damit ist der Rechnungsempfänger praktisch gezwungen, ein elektronisches Archiv zu betreiben. Die einfache Ablage in einem E-Mail Postfach ist nicht ausreichend. Ohne die Signatur kann bei einer Prüfung auch ein Vorsteuerabzug aus diesen Rechnungen versagt werden.

Rechnungen per Fax

Die Übertragung von Standard-Telefax zu Standard-Telefax zulässig. Dabei muss der Rechnungsempfänger den Faxausdruck in Papierform aufbewahren. Sobald jedoch ein Computer-Fax im Spiel ist, müsste auch das Fax signiert sein. Solche Lösungen gibt es nur über externe Dienstleister (Fax as a service), die die Faxe mit Signatur versehen und weiterleiten.

Fazit:

Viele Unternehmen gehen das Risiko ein und akzeptieren Rechnungen per Mail. Rechnungen per Mail nehmen zu, teilweise werden Papierrechnungen nicht mehr angeboten oder nur gegen zusätzliche Kosten erstellt und übersandt.

Deutschland hat die Anforderungen für elektronische Rechnungen bei der Umsetzung der europäischen Richtlinie am oberen Rand angesiedelt. Insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen sind die Anforderungen kaum zu bewältigen und zu teuer. Während die reine Buchhaltung über den Steuerberater die maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet und auch die gängigen Buchhaltungsprogramme entsprechende Schnittstellen für Betriebsprüfungen implementiert haben, ist dies für e-mail Verkehr und elektronische Rechnungen kaum zu realisieren.

Aus der Praxis der Betriebsprüfungen sind relativ wenige Beanstandungen der Prüfer in dieser Richtung bekannt. Teilweise ist bei der heutigen Verbreitung von Farbdruckern für den Prüfer auch nicht ohne weiteres erkennbar, ob es sich um in Papierform zugeschickte oder per Mail erhaltene und dann ausgedruckte Rechnungen handelt. Die Nachforderung einer Papierrechnung vom Lieferanten könnte zumindest einen verweigerten Vorsteuerabzug dann wieder ermöglichen. Die Aufbewahrungspflichten wären jedoch nicht erfüllt.

Dass die noch gar nicht so alten Regelungen bereits nicht mehr zeitgemäß sind, hat auch die EU erkannt. Nach der im März 2009 geäußerten Auffassung der Europäischen Kommission muss die elektronische Rechnungstellung sogar noch gefördert werden. Hierzu soll die Regelung aufgehoben werden, wonach die elektronische Rechnungsübermittlung durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gesichert sein muss. Einheitliche Aufbewahrungszeiten werden festgelegt. Bisherige Wahlmöglichkeiten der Mitgliedstaaten sollen entfallen, um ein einheitliches Regelwerk für die Rechnungstellung zu schaffen. Diese Entwicklung ist sehr zu begrüßen.